職場のメーラーはOutlook Webで統一されています。今年に入ってから、社内規定として「必ずOutlookを使うこと」というルールが設けられました。
以前は人によってGmailを使っていたり、別のメールソフトを利用していたりとバラバラでしたが、セキュリティや管理の観点から一本化されたようです。
確かに統一されることで情報の流れが整理され、サポートも簡単になるので合理的だと思います。ただ、実際に使ってみると「なんか微妙だな」と感じる部分も少なくありません。
Webメールという形式自体は便利です。ブラウザさえあればどこからでもアクセスできるはずで、ソフトをインストールする必要もなく、更新も自動で行われる。理屈の上では非常に合理的です。
しかし、職場の環境ではセキュリティの制約が厳しく、社外からはアクセスできないようになっています。つまり、Webメールでありながら「職場のパソコンからしか使えない」という状態です。これではWebメールの利点が半減してしまい、結局は従来のローカル環境と大差ないように感じます。
もちろん、会社としては情報漏洩を防ぐために仕方ないのでしょう。メールには顧客情報や社内の重要なやり取りが含まれているので、外部から簡単にアクセスできるようにしてしまうとリスクが高まります。
理解はできるのですが、ユーザーとしては「せっかくWebメールなのに」と思わずにはいられません。
私自身、家に帰ってまで仕事をしようとは思っていません。むしろ仕事とプライベートはきちんと分けたいタイプです。ただ、出張中くらいはメールを確認できたほうが便利だと感じます。
移動中や宿泊先で急ぎの連絡が入ったとき、わざわざ職場に戻らないと確認できないのは不便です。スマートフォンやタブレットからアクセスできれば、ちょっとした安心感にもつながるのですが、それができないのが現状です。
一方で、うまく使えば仕事がはかどるというのも事実です。Outlookは予定表やタスク管理機能が充実していて、メールと連動させることで効率的にスケジュールを組むことができます。
社内の会議室予約やチームの予定共有も簡単にできるので、慣れてしまえば便利な面も多いです。結局のところ、使い方次第で評価が変わるのだと思います。
今後、会社の方針が少し柔軟になり、出張先からでも安全にアクセスできる仕組みが導入されれば、もっと便利になるでしょう。現状では「微妙」と感じる部分が目立ちますが、工夫次第で活用の幅は広がるはずです。しばらくはこの環境に慣れつつ、メリットを見つけていきたいと思います。
